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みんなの給与計算教室

たのしく給与計算の方法を学ぼう

エクセルで給与計算するのはもうやめよう、今日から使える給与計算ソフトfreee!【PR】

こんにちは、給与計算教室です。
今日はちょっと趣向を変えまして、クラウド会計ソフト freee(フリー)でおなじみ、freee株式会社さんのクラウド給与計算ソフト freee(フリー)の紹介記事を書きたいと思います。freeeとgasuuu、ちょっと似ているので勝手ながら親近感が湧きますね。。

ってのはさておきこちらのソフト、今年5月末にβ版リリース、そして先月10月に正式版スタートということで存在自体は知っていましたが、実際に使ってみると想像していた以上にシンプルで使いやすかったのでびっくりしました。個人事業主さんや設立まもないベンチャー企業さんなど、少人数でのビジネスをされている方にぜひおすすめしたい!と思ったので紹介させてくだサイ。

給与計算ソフト | クラウド給与計算ソフト freee(フリー)

まず最初にひとことで申し上げますとね、エクセルで給与計算しているorしようとしている会社さんは今すぐfreeeに切り替えましょう、、いや切り替えてください!!

エクセルで給与計算している会社ってけっこう多いと思うんですが、私の経験上たいてい間違った計算結果になっているし、正直申し上げて、毎月ちまちまとセルに数字を入力したり計算式組むのに試行錯誤して時間かかってるのを見ると、ああ、これでまた日本の将来を背負って立つ優秀なひとびとの貴重な時間が無駄に。。という大変切ない気持ちになります。もちろん大事な手続きではあるのですが、非生産的な時間だなっていうのはご自分でもよく分かっておられるはず。

じゃあソフトを導入して自動化しよう、もしくは専門家に丸投げしよう、って話になるんですけど、操作が複雑なばっかりでデザインもダサいし、いまいち良い感じの分かりやすいソフトがないのが現実。macにも対応していないので、スタバでmacしてるイカした自分を演出することもできません。そして専門家に頼むとなると今度はお金が結構かかるし、まだ数人程度の規模ならなんとか自力でやりたいですよね。。。

前置きが長くなりましたが、そんな悩める社長さん・担当者に、freeeはぴったりだな〜と思うわけです。

f:id:gasuuu:20141111194130p:plainトップページで説明されている給与計算ソフトfreeeの特徴。

使ってみる前に

そもそも給与計算ってどういう流れでやるものなのか、そこをなんとなくでも知っておかないと、いくらソフトが使いやすくてもイマイチありがたさが伝わらないと思うので、まずは給与計算の基本中のキホンを押さえておきましょう。

STEP1. 従業員情報を収集
取り急ぎ給与計算に必要な"最低限"の情報は以下です。
・氏名
・入社年月日
・生年月日(介護保険料の有無を判断します・40歳から控除)
・支給額(基本給や時給、通勤手当など)
・扶養家族の人数(所得税が安くなります)
・振込先口座

STEP2. 勤怠を反映
日頃つけていた出勤簿やタイムカードをもとに、その月の残業時間や休日労働時間、遅刻早退時間などを求めます。それをもとに残業代などを算出するのですが、ええ、結構面倒くさいですね。小規模の会社だとなかなか勤怠管理まで手が回ってないのが現状です。

STEP3. 社会保険料を控除
・健康保険料
・厚生年金保険料
介護保険
雇用保険
これもまた嫌なところですね、法改正も度々あるし、一番間違いが起こりやすいのがこのSTEP3です。従業員から控除した健保・厚年保険料および会社負担額の合計額と、年金事務所から送られてくる納付通知書の金額が合わない、なんてことはざらにあります。

STEP4. 税金を徴収
所得税
・住民税
所得税月額表というのを使って計算するんですが、その仕組みをエクセルに落とし込むのはかなり大変だと思います。

STEP5.給与明細の作成・配布
そして終盤、地味に大変な作業。とりあえずそのへんで見つけてきたテンプレートを使って金額入力→印刷し、手渡しで配布されている方が多いかと思います。でも作成にはなにげに時間がかかるし、それにいまどき紙に印刷して配布するなんて、いくら技術的にやばくてかっこいいサービスを作ってる会社でもあ、そこはなんか原始的なんやな~てなりますよね。あえてギャップを狙ってるのかもしれませんけど。。

STEP6.従業員の口座に振込
これもまあ1〜3人とかなら個別に振り込む形でもいいしれませんが、できればボタン一つでデータ作成、それをそのまま銀行へ取り込み、、ってできると楽ですよね。


STEP2~4については
第一回の給与計算教室でもう少し詳しく書いているので、よければそちらもご参照ください。さて、これらのSTEPを全部エクセルでやろうと思ったら、かなりの労力が必要になるであろうことが想像できると思います。もちろん知識や経験があればうまい具合にできなくもないですが、そんな本業でないところに時間を割いてほしくはありません。じゃあこの一連の流れをfreeeでやるとどういう感じなんでしょうか。

実際に登録して使ってみよう

登録はかんたんこちらから。思い立ったらすぐ始めることができるお手軽さです。

登録後さっそくログインしてみると、こんな画面に。
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なんだかとてもスッキリしていて快適に使える予感がします。まず最初にやることは画面にもオレンジ色で大きく表示されているように、「給与規定の設定」ですね。詳しくはヘルプのスタートガイドに非常に分かりやすく解説されているので、ここでの説明は不要かと。10分もかからずに完了すると思いますよ!

あとは給与の支払対象者を登録して*1、さあこれでいつでも給与計算ができる状態です。先ほど説明したSTEPに沿って進めていきますが、そのSTEPがどう組み込まれているかというとですね、こうなってるんですよ。
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せっかくの洗練された画面に上から赤色で失礼しますが。。そう、綺麗に左から順にタブを追っていけばOKなのです!順番にみていきましょう。

STEP1. 従業員情報を収集
入社者がいたら、ここのボタンから従業員情報を登録するわけなんですが、これ、freeeの特徴として、従業員本人が自分で入力することが可能なのです。なんで?だってクラウドだから!既存のダウンロード型のソフトだと、なかなかこういうことはできません。
「従業員招待」をされたら – ヘルプセンター
従業員をメールで招待し、従業員アカウントを作成することで、本人が氏名・生年月日・住所等の情報を登録することができます。もちろん入力内容は担当者があとでチェックすべきとは思いますが、入力する手間が省けるのはいいですよね。

STEP2. 勤怠を反映
そしてこちら、面倒な勤怠の部分ですが。。これもSTEP1と同様、従業員本人に入力させることができるのです!
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いままでは出勤簿やタイムカードの勤怠情報を担当者がいちいち合計したり、数字をソフトに転記するのが必要な部分でしたが、従業員が直接給与計算のシステムにアクセスして勤怠情報を入力できるのはなるほど画期的、これは便利!と思いました。もちろんスマホからも入力できますよ。

STEP1と共に、入力を従業員にお願いすることで担当者の負担の大幅な軽減につながると思います。あとは割増率や単価を設定しておけば、自動で残業代などが計算される仕組みになっています。

STEP3. 社会保険料を控除
STEP4. 税金を徴収
そして一番複雑で大事な局面にさしかかって参りました。でも実は最初の設定と、STEP1,2がきちんとできていれば、STEP3,4は、もうできあがっているのです。嘘だと思ったらクリックしてみましょう。ほら!
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社会保険料所得税が自動で計算されていました。表示されているのは全員分の合計額になります。そして各人の詳細をクリックすると。。
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給与明細書が作成されていました!これでSTEP5もクリアーですやったー!そしてこれはもちろん、従業員アカウントから閲覧可能です。だってだって、クラウドだもの。オンライン環境であればいつでもどこでも確認できるし、とってもスマート。
給与明細の作成 | クラウド給与計算ソフト freee
もういちいち紙に印刷して配布したり、PDF送るにもメールの宛先間違ってないかヒヤヒヤしなくていいんですよ〜

あともうひとつ嬉しい大事なポイントがあります。それはこの給与明細が作成されるタイミングで、瞬時にクラウド会計ソフトfreeeへ「預り金」等の仕訳が自動登録されるのです!
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わたしも少し経理をやっていたことがあるのでよく分かるのですが、ある程度ひな型が決まっているとはいえ、給与計算結果をみながらいちいち仕訳をおこすのは毎月毎月面倒ですよね。しかも慣れてないうちはなんだか難しいパズルみたいで、迷いがちです。そんな手間が一切省けるので、これは助かる~という人は多いのではないでしょうか。

STEP6.従業員の口座に振込
最後は振込。これも簡単に振込データを作成可能。書類タブをクリックすると、全銀フォーマットの総振依頼ファイルが出力できるようになっています。
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らくちーん。


STEPに沿ってざっくり紹介してみましたが、いかがでしょう。。1と2は従業員に入力を任せて、3と4はワンクリックで完了、5もすぐに出力可能。。となれば、あっという間に終わりそうな気がしますね。毎月気が重かった給与計算にだいぶ前向きに取り組めるようになると思います。

具体的な操作方法なども給与計算freee – ヘルプセンターに詳しく載っているし、あとサポートデスクがあっていつでも質問できるのも心強いです。で、気になるお値段ですが、なんと月々1,980円!*2そしてさらに、いまなら実質2ヶ月無料だそうで、登録するなら今がお得です。お試し期間過ぎたからって勝手に課金されたりしないのでとりあえずさわってみるだけしてもいいと思います。
freee | クラウド給与計算ソフト

もちろん、給与計算にはいろんなイレギュラーが発生するので、それらについては手動で入力したり計算が必要なこともあります。でもそういうのをすべて考慮・反映しようとするとせっかくのシンプルで分かりやすい操作性が失われてしまうと思うので、そのへんのバランスをとるのには苦労されているんだろうな、と勝手に心中お察ししています。あれもこれもと機能をつけてしまうと結局既存のソフトと同じで複雑になっちゃいますしね。でもまあ会社にもよるでしょうが、小さい事業所さんにはちょうどよい、十分な内容になってると私は思いますよ。

「でもそろそろ年末調整じゃん、このfreeeはどうなの、対応してるの?」もちろんです!現在公開準備中とのことで、またまた僭越ながら、次回のブログではfreeeさんの年末調整機能について紹介させていただきたいと思います。果たしてどんな機能になってるんでしょうか。たのしみですね。

以上、クラウド給与計算ソフト freeeさんの紹介でした。
それではまた次回〜

*追記(2014/11/17)
本日、年末調整機能がリリースされました!無料でお試し可能です。

*1:後述のSTEP1と同じ

*2:4名以上になる場合は追加で300円/人が発生

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