年末調整が1000倍ラクに!? SmartHRで年末調整をやってみました！
こんにちは、給与計算教室です。しばらく更新できないまま放置プレイしていたら、あっという間にまた年末調整の季節がやってまいりました。。頑張って更新しようかな〜でも正直大変なんだよな〜。。と思っていたら！！！
最近CMでも話題になった、あのSmartHRを使えばとんでもなく恐ろしいほど簡単に年末調整ができるらしく、そっちを紹介したほうが読者も私もハッピーでは？？と思ったのでご紹介させていただきます！
労務担当者の方はこれを読めば年調シーズンの過ごし方がガラリと変わる予感がするはず。今年も書類の書き方を知りたかったよ〜という従業員の方はすみません過去記事を参考にしていただくか、今すぐこの記事のURLを会社の労務担当者に送りつけ、SmartHRで年末調整してもらえないか直談判しにいきましょう。
そもそもSmartHRとは
従業員の入退社手続きや人事マスタ管理、電子申請、給与明細の配布など、ヒトにまつわる業務をWeb上でスマートに行えるクラウド人事労務ソフトです。まずなんといっても見た目が洗練されてますよね。白と水色の組み合わせがいい感じです。こういうバックオフィス系のソフトでシュッとした雰囲気のものってまだまだ少ないので、それだけでもう大勝利です。利用社数も最近とうとう7000社を突破したそうですよ。
そんなSmartHRの年末調整機能、何がすごいのか
簡単に言うと、
- 年末調整の現場をよくよく分かっている感があって
- 苦労するポイントをきっちり押さえ
- それをITの力で世界一スマートに解決している
という点だと思います。では具体的にどんな感じなのか？さっそくみていきましょう。
書類の印刷・配布・回収コストが驚くほどスリムに
従来の年末調整のやり方だと、こんな光景をよく目にするのではないでしょうか。
従業員数が少ない会社ならまだしも、100人超えてきたり全国に支店がある場合はもうこのフェーズだけで一大プロジェクトみたいなもんです。でもSmartHRなら書類の印刷・配布・回収という一連の作業が、なんとポチポチポチッとクリックするだけであっという間にできてしまいます。なぜかというと、
①従業員がSmartHR上でカンタン書類作成→印刷して会社に提出
そう、なので担当者側は印刷＆配布不要なんです。これだけでもかなり助かりますよね。。また「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」というのを管轄の税務署に提出していれば、印刷させずにそのまま電子データでの保存管理が可能ですよ。
②一括で入力依頼を送信できる
従業員に書類を作成してもらうためには、まず依頼メールを送りましょう。
- 依頼メールの一括送信ができる
- どの従業員になんの書類を入力してもらうか、個別に選択可能
- CSVにまとめてから取り込む方法でもOK
- メールの文面には自由に記載できる欄あり
これでもう各部署を回って書類を配布したり、支店ごとに郵送する必要もありません。やった〜〜
③最新の提出状況もすぐ把握できる
ステータスの項目を見れば、各従業員の状況が一目で確認できます。
催促の通知も簡単にできますよ。やっぱり、なんにしても催促するのってちょっと気を使いますよね。でもこういうシステム経由だと催促しやすいのでありがたい限りです。
従業員からの問い合わせが激減
この時期は各所から質問が飛んでくるので対応に追われ、通常業務もなかなか進みません。でもSmartHRだと、従業員はアンケートに答えていくだけで簡単に書類を作成でき、その際よくある疑問はヒントとして表示されているので、問い合わせの数をだいぶ抑えることができます。
もちろんヒントだけでは解決できないイレギュラーなケースも発生すると思いますが、担当者に余裕ができたことで丁寧に個別対応できるようになるし、そこは担当者の腕の見せどころというか他の人と差をつけられるスキルという感じがするので頑張りたいところですね。
書類をわざわざデータ化する必要なし
これまでの場合、書類を回収しただけではもちろん終わりません、むしろここからが本番ですからね。。書類の内容をミスなく給与計算ソフトやエクセルに打ち込み、計算を回すところまでもっていかないといけません。でもこれ、やっぱりなにかしらのミスは発生しますよね。二重三重でチェックを入れてもなかなか難しい。
SmartHRの場合、従業員によって既にデータが入力されている状態なので、この入力作業がゴッソリなくなります。これはものすごく助かる！ただまあ従業員が入力してきた内容が本当に正しいのかどうかは今までどおりチェックする必要があるので、なにかしらのチェック体制は敷くべきだとは思うのですが、それでも以前よりかなりラクになるはずです。
従業員にとって嬉しいポイント
①質問に答えるだけで書類が完成
これね〜これほんと素晴らしいと思います。アンケート感覚でポチポチ進めていけば、回答が書類に反映されてるんです。あとはそれを印刷するだけ。スマホでも回答できるし、ヒントも充実しているので知識がなくても大丈夫。回答はその都度保存されるので、途中から再開することもできるし、戻って修正することも可能です。
そしてなんといっても「あ、これならできそう、すぐ終わりそう」と思わせるようなUIですよね。従業員に書類書いてもらう時って、あからさまに嫌そうなオーラ出してくる人いませんか？そしてこっちは何も悪くないのについペコペコ頭下げてしまう。。でもSmartHRのこの分かりやすい画面なら、自信を持ってお願いできるのではないでしょうか。これでもまだ嫌っていう人がいたら、もう自分で確定申告させましょう。。
②生命保険料控除額も自動で計算してくれる
従業員にとって年末調整のなにが一番面倒くさい＆間違えやすいかって、やっぱりこの保険料控除額の計算だと思うんですよね。上は去年の記事で使った書き方の図なんですが、、うーんややこしい。SmartHRの場合、保険会社のハガキ通りに（それが結構難しかったりするのですが）入力していけば、あとは勝手に自動で計算してくれるんです。超便利！
自動で計算といえば、配偶者などの所得額も自動でやってくれるのを見つけましたよ。所得ではなく収入額を記入してくる人はかなり多いので、この機能は気がきいてるな〜と思いました。
この後の流れは？
こうしてSmartHRに集約された年末調整のデータですが、主要な給与ソフトのCSV形式で吐き出せるようになるそうです*1。それを給与ソフトのほうに取り込んで計算を回せば、還付や徴収額を算出できます。で、その計算結果を今度は給与ソフトから吐き出してSmartHRに取り込めば、給与明細とあわせて源泉徴収票も一緒にWeb上で配布できるという流れです。どうでしょう、年末調整が1000倍ラクになる気がしませんか？？
給与計算機能もあったらいいのに。。
と思う方もいるかもしれません。給与計算できないんだったらダメじゃん、って上司に言われたとかね。。そういう方は上司にここ見せてやってください。ハァ〜？あなた何を言うとるんですか。SmartHRというのは年末調整はもちろん、
- バラバラだった人事情報を一元管理できて
- 複雑なお役所書類も自動で作成
- しかもそれが電子申請できて
- マイナンバーにも対応している
そしてなによりこれらが圧倒的なデザインと使い心地の良さで提供されている。。もうこれだけで本当〜に価値のあるサービスになっとるんです。給与計算はたしかに人事労務の領域なので、同じソフトの中でできれば理想っぽい気がするかもしれませんが、実は気がするだけ。給与は給与でまた別の世界が広がっているので、似ているようでまったく違う分野だとわたしは思います。そこへ中途半端に手を出さずに、とにかく自社の分野を極めていこうとするSmartHRの姿勢はとても信頼できると思うし、実際モノも良くてシェアNo.1*2。なので上司の方は、部下の声を信じて、一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。
以上、SmartHRの年末調整機能のご紹介でした。どうかみなさん、SmartHRで無事に年末調整を乗り越えられますように〜（祈念）
Sponsored by SmartHR
